Szanowny Kliencie,

W związku z wejściem w życie z dniem 25 maja 2018 r. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), prosimy o zapoznane się z poniższym dokumentem stanowiącym umowę powierzenia danych osobowych, w którym określamy zasady i sposób przetwarzania danych osobowych przekazanych przez Klienta za pośrednictwem niniejszego systemu, oraz jego zaakceptowanie, co będzie równoznaczne z zawarciem niniejszej umowy o treści określonej poniżej.

Jeżeli nie przekazują nam Państwo danych osobowych jako administrator tych danych w rozumieniu powyższego rozporządzenia, lub nie są Państwo podmiotem przetwarzającym dane osobowe w rozumieniu powyższego rozporządzenia, niniejszy dokument nie jest dla Państwa wiążący, i prosimy go potraktować wyłącznie w sposób informujący o tym, jak przetwarzamy dane osobowe, w stosunku do których nie jesteśmy ich administratorem.

W dalszej części Ambro Express sp. z o.o. sp. k. (dawniej ABM Energy sp. z o.o.sp.k.) z siedzibą w Przykonie, ul. Przemysłowa 18, 62-731 Przykona, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000635536 prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP 6681974952, adres e-mail do kontaktów w tematach ochrony danych osobowych: bok@ambro.pl, będzie określana jako „Ambro”, natomiast w sytuacji, w której niniejsza umowa nie wskazuje konkretnie na Państwa, czyli „Klienta” oraz na „Ambro”, gdy będzie mowa o „Ambro” i „Kliencie” jednocześnie, należy przez to rozumieć także „Strony”, a gdy będzie mowa oddzielnie o „Ambro” lub „Kliencie”, należy przez to rozumieć pojedynczą „Stronę”.

§ 1

Strony zgodnie postanawiają, że postanowienia niniejszej umowy znajdują zastosowanie także do innych niż określona niżej „Umowa”, umów o świadczenie usług przez Ambro na rzecz Klienta, zawartych między Stronami przed zawarciem przez nie niniejszej umowy.

§ 2

1. Strony zgodnie ustalają, że użyte w niniejszej umowie określenia pisane wielką literą, niezależnie od liczby, będą miały następujące znaczenie:

   1. RODO  - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str.1);

   2. Dane Osobowe  – dane w rozumieniu art. 4 pkt 1) RODO;

   3. Naruszenie  – naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do Danych Osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych;

   4. Organ nadzorczy  – niezależny organ publiczny ustanowiony przez państwo członkowskie stosownie do postanowień art. 51 RODO;

   5. Przetwarzanie  – operacja lub zestaw operacji wykonywanych na Danych Osobowych lub zestawach Danych Osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taka jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;

   6. Podprocesor  – podmiot Przetwarzający Dane Osobowe na zlecenie Ambro, o którym mowa w art. 28 ust. 4 RODO;

   7. Państwo trzecie  – oznacza państwo nienależące do Europejskiego Obszaru Gospodarczego;

   8. Umowa  – umowa o świadczenie usług przez Ambro na rzecz Klienta, a także inne umowy o świadczenie usług przez Ambro na rzecz Klienta, o ile zostały one zawarte przed zawarciem niniejszej Umowy powierzenia;

   9. Umowa Powierzenia  – niniejsza umowa powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych;

§ 3

1. Klient oświadcza, że, jako Administrator w rozumieniu RODO, w stosunku Danych Osobowych, których jest administratorem, oraz jako podmiot przetwarzający w rozumieniu RODO, w stosunku do Danych Osobowych, które przetwarza, jest upoważniony do przekazania Ambro Danych Osobowych w celu wykonania niniejszej Umowy Powierzenia.

2. Ambro oświadcza, że jest podmiotem Przetwarzającym Dane Osobowe powierzone do Ambro do Przetwarzania przez Klienta, których kategorie oraz rodzaje Danych Osobowych wskazuje w Dodatku nr 1 do niniejszej Umowy Powierzenia. O celach i sposobach Przetwarzania powierzonych Ambro Danych Osobowych decyduje wyłącznie Klient.

§ 4

1. Przetwarzanie, o którym mowa w § 3 ust. 1 niniejszej Umowy Powierzenia, obejmuje Przetwarzanie Danych Osobowych wyłącznie w zakresie i celu niezbędnym do wykonania przez Ambro zadań lub prac zleconych mu przez Klienta w Umowie, a wymagających niezbędnych czynności lub operacji na powierzonych Danych Osobowych. Ambro będzie Przetwarzał powierzone mu Dane Osobowe w okresie wykonywania zlecenia, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym oraz z uwzględnieniem czasu przetwarzania określonego w ust. 15 poniżej.

2. W związku z realizacją czynności na rzecz Klienta, o których mowa powyżej, Ambro będzie Przetwarzał kategorie Danych Osobowych wskazane w § 3 niniejszej Umowy Powierzenia wyłącznie w zakresie i celu niezbędnym do prawidłowego wykonania Umowy.

3. Ambro oświadcza, że spełnia wymagania prawne, w szczególności wynikające z RODO oraz Ustawy, w zakresie zgodności z prawem Przetwarzania powierzanych Danych Osobowych.

4. Ambro zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich powierzonych mu przez Klienta Danych Osobowych, do których będzie mieć dostęp w związku z wykonywaniem Umowy, z uwzględnieniem postanowień ust. 2 powyżej. Dane te mają charakter poufny i nie mogą być publikowane ani ujawniane osobom lub podmiotom trzecim w zakresie wykraczającym poza czynności wskazane w ust. 1 i 2 powyżej bez uprzedniej pisemnej zgody Klienta.

5. Ambro zobowiązuje się nie przekazywać powierzonych mu Danych Osobowych przez Klienta do Państw Trzecich bez uprzedniej pisemnej zgody Klienta.

6. Ambro jest odpowiedzialny za ochronę powierzonych mu do Przetwarzania Danych Osobowych.

7. Ambro zapewnia, że osoby upoważnione przez niego do Przetwarzania Danych Osobowych zobowiązały się do zachowania w tajemnicy Danych Osobowych i środków ich zabezpieczenia zarówno w okresie obowiązywania Umowy Powierzenia, jak i po jej rozwiązaniu.

8. Ambro w miarę możliwości będzie pomagał Klientowi - poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne - wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której Dane Osobowe objęte niniejszą Umową Powierzenia dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw, w szczególności określonych w rozdziale III RODO.

9. Ambro, po stwierdzeniu Naruszenia ochrony Danych Osobowych, jest zobowiązany niezwłocznie, nie później niż w ciągu 48 godzin od momentu powzięcia informacji o Naruszeniu, zgłosić je Klientowi na adres wskazany w komparycji niniejszej Umowy Powierzenia, wskazując w zgłoszeniu:

   1. charakter Naruszenia ochrony Danych Osobowych, w tym w miarę możliwości wskazywać kategorie i przybliżoną liczbę osób, których Dane Osobowe dotyczą, oraz kategorie i przybliżoną liczbę wpisów Danych Osobowych, których dotyczy Naruszenie;

   2. opis możliwych konsekwencji Naruszenia ochrony Danych Osobowych;

   3. opis środków zastosowanych lub proponowanych przez Ambro w celu zaradzenia Naruszeniu ochrony Danych Osobowych, w tym opis działań podjętych w celu zminimalizowania ewentualnych negatywnych skutków Naruszenia.

10. Ambro podejmuje środki wymagane na mocy art. 32 RODO w celu zapewnienia bezpieczeństwa Danych Osobowych. Ambro zobowiązuje się Przetwarzać Dane Osobowe w sposób zapewniający adekwatny stopień bezpieczeństwa, odpowiadający ryzyku związanym z Przetwarzaniem Danych Osobowych, w tym między innymi w stosownym przypadku zobowiązuje się zapewnić:

    1. pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych

    2. zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług Przetwarzania;

    3. zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności Danych Osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego;

    4. regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo Przetwarzania.

11. Ambro zobowiązuje się do współpracy z Klientem w ramach realizacji wniosków podmiotów, których Dane Osobowe dotyczą, o skorzystanie z przysługujących im uprawnień, w szczególności prawa dostępu, sprostowania i usunięcia Danych Osobowych („prawo do bycia zapomnianym”) oraz prawa do sprzeciwu wobec Przetwarzania Danych Osobowych, a także wniosków o przeniesienie Danych Osobowych, ograniczenie ich Przetwarzania i niepodleganie decyzji opierającej się wyłącznie na zautomatyzowanym Przetwarzaniu, w tym profilowaniu. W zakresie współpracy Ambro zobowiązuje się w szczególności do udzielania wszelkich niezbędnych informacji, w których posiadaniu są oraz stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych umożliwiających udzielenie pomocy Klientowi. Ponadto, z uwzględnieniem charakteru Przetwarzania Danych Osobowych na podstawie Umowy Powierzenia oraz informacji dostępnych Ambro, Ambro zobowiązuje się do pomocy Klientowi przy wywiązywaniu się z obowiązków określonych w art. 34-36 RODO.

12. Na żądanie Klienta, Ambro umożliwi przeprowadzenie audytu w zakresie sposobu Przetwarzania powierzonych Danych Osobowych na zasadach opisanych w odrębnym Regulaminie Audytów Zewnętrznych opublikowanym na stronie internetowej Ambro lub dostępnym z poziomu udostępnionego Klientowi przez Ambro systemu do generowania zamówień na usługi pocztowe i przewozowe. Audyt ten może być przeprowadzony przez Klienta lub upoważnionego przez Klienta audytora. Audyt nie może być przeprowadzony w sposób, który zakłóca normalne funkcjonowanie przedsiębiorstwa Ambro, a Ambro ma prawo odmówić wykonania czynności, które mogą spowodować takie zakłócenia. Z zastrzeżeniem zdania powyższego oraz powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności o tajemnicy korespondencji i tajemnicy pocztowej oraz tajemnicy przedsiębiorstwa Ambro, osoby wyznaczone przez Klienta oraz audytorzy są uprawnieni do wstępu do pomieszczeń, w których Przetwarzane są Dane Osobowe oraz do wglądu do dokumentów i teleinformatycznego środowiska produkcyjnego wykorzystywanego do wykonywania powierzonych czynności oraz zasad zarządzania nimi, jak również do żądania od Ambro udzielania informacji dotyczących przebiegu Przetwarzania Danych Osobowych, jednak powyższe nie może prowadzić do wyjawienia Klientowi jakichkolwiek informacji i danych objętych wyżej wskazanymi tajemnicami, jeśli informacje te i dane nie powstały lub nie zostały przekazane Ambro przez Klienta na podstawie Umowy. Ambro może naliczyć opłaty za każdą czynność wykonaną w zakresie przygotowania niezbędnych zasobów (w tym zasobów ludzkich, które będą brać udział w audycie ze strony Ambro) lub dokumentacji dla potrzeb audytu, zgodnie z Cennikiem czynności audytowych, stanowiących integralną część Regulaminu Audytów Zewnętrznych. Odstąpienie od naliczenia opłat przez Ambro nastąpi, gdy audyt jest konsekwencją Naruszenia.

13. Ambro zobowiązuje się do wdrożenia tych zaleceń i wniosków Klienta lub upoważnionego przez niego audytora, które znajdują wyraźne podstawy w przepisach RODO, niezwłocznie po otrzymaniu raportu z audytu, a najpóźniej w terminie 30 dni od doręczenia raportu, chyba że inny termin został uzgodniony przez Strony. Jeżeli wdrożenie zaleceń i wniosków będzie się wiązało z koniecznością poniesienia kosztów przez Ambro, Strony uzgodnią zasady ich zwrotu Ambro przez Klienta. Nie dotyczy to kosztów audytu, o których mowa w ust. 12 powyżej, które będą naliczane Klientowi przez Ambro odrębnie.

14. Ambro zobowiązuje się do udzielania Klientowi wszelkich informacji niezbędnych do potwierdzenia realizacji nałożonych na niego obowiązków.

15. Ambro może archiwizować przekazane przez Klienta Dane Osobowe przez okres nie dłuższy, niż 6 lat od przekazania Danych Osobowych, w związku z wykonaną usługą, na potrzeby związane z obowiązkiem wynikającym z art. 86 Ordynacji podatkowej (Dz.U.2017.201 t.j. ze zm.), roszczeniami cywilnoprawnymi oraz zobowiązaniami ze strony organów wymiaru sprawiedliwości i organów ścigania. Dane Osobowe osób fizycznych przekazane przez Klienta do Ambro będą Przetwarzane przez okres 18 miesięcy od dnia nadania przesyłki zgodnie z Umową, na potrzeby roszczeń dochodzonych na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Po powyższych okresach Dane Osobowe zostaną trwale usunięte lub zanonimizowane.

§ 5

Działając zgodnie z art. 28 ust. 4 RODO w ramach wykonywania zlecenia, o którym mowa w § 4 ust. 1 niniejszej Umowy Powierzenia, Ambro może powierzyć Przetwarzanie Danych Osobowych Podprocesorowi. Każda zmiana Podprocesorów przy pomocy których Procesor Przetwarza Dane Osobowe, zgodnie z art. 28 ust. 2 RODO, będzie poprzedzona przesłaniem informacji w tym przedmiocie do Klienta. Klient może wyrazić sprzeciw wobec takiej zmiany. W przypadku wyrażenia przez Klienta powyższego sprzeciwu, Strony niezwłocznie przystąpią do rozmów w tym przedmiocie, a jeśli nie zakończą się one porozumieniem, Ambro, wedle swojego wyboru, albo wyłączy Podprocesora, wobec którego Klient wyraził sprzeciw, albo wypowie Umowę, której wykonanie nie jest możliwe lub jest znacznie utrudnione w skutek wyrażenia powyższego sprzeciwu przez Klienta - w trybie natychmiastowym i bez okresu wypowiedzenia.

§ 6

1. Ambro przyjmuje do wiadomości, iż w zakresie przestrzegania postanowień, o których mowa powyżej, ponosi odpowiedzialność na zasadach opisanych w RODO.

2. Ambro ponosi odpowiedzialność za Naruszenia Umowy Powierzenia dokonane przez jego pracowników/współpracowników oraz Podprocesorów, jak za działania własne.

3. Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu niniejszej Umowy Powierzenia, Ambro zobowiązuje się niezwłocznie zwrócić do Klienta Dane Osobowe powierzone w jakiejkolwiek formie przez Klienta oraz usunąć wszelkie Dane Osobowe i kopie Danych Osobowych z wszelkich nośników, chyba że przepisy prawa lub postanowienia niniejszej Umowy Powierzenia stanowią inaczej.

§ 7

1. Strony zobowiązują się zachować w tajemnicy informacje dotyczące drugiej Strony lub działalności przez nią prowadzonej, które znajdą się w jej posiadaniu w związku z realizacją niniejszej Umowy Powierzenia, zgodnie z zasadami poufności określonymi w Umowie, w Umowie Powierzenia lub innych umowach obowiązujących Strony.

2. Postanowienia dotyczące poufności zachowują ważność po wygaśnięciu innych zobowiązań określonych niniejszą Umową Powierzenia.

§ 8

1. Niniejsza Umowa Powierzenia została zawarta na czas realizacji Umowy lub czynności realizowanych przez Ambro na rzecz Klienta.

2. Postanowienia § 4 ust. 8-13, § 5 oraz §6 ust. 1 niniejszej Umowy Powierzenia będą wiążące dla Stron od 25 maja 2018 r.

3. Niniejsza Umowa Powierzenia wygasa automatycznie z chwilą wygaśnięcia lub rozwiązania Umowy lub z momentem zaprzestania wykonywania przez Ambro czynności wskazanych w § 4 ust. 1 i 2 Umowy Powierzenia.

4. W przypadku sprzeczności pomiędzy niniejszą Umową Powierzenia a innymi umowami dotyczącymi Przetwarzania Danych Osobowych zawartych przez Strony, niniejsza Umowa ma pierwszeństwo.

5. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy Powierzenia powinny być dokonane w formie dokumentowej lub pisemnej pod rygorem nieważności.

6. Niniejszą Umowę Powierzenia zawarto w ten sposób, że Klient zaakceptował jej postanowienia, jako wzorca umownego, w systemie informatycznym Ambro.

7. Klient oświadcza, że osoba, która dokonała akceptacji, o której mowa w ust. 6 powyżej, była do tego upoważniona zgodnie z zasadą reprezentacji obowiązującą u Klienta.

8. W zakresie nieuregulowanym niniejszą Umową Powierzenia zastosowanie znajdą obowiązujące przepisy o ochronie Danych Osobowych oraz polskiego kodeksu cywilnego.

9. Postanowienia Umowy Powierzenia, które mają obowiązywać również po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy, będą nadal wiązać Strony.

10. Spory mogące wyniknąć na tle realizacji niniejszej Umowy Powierzenia rozpatrywać będzie właściwy dla siedziby Ambro sąd powszechny.

Dodatek nr 1 do Umowy Powierzenia

1. Kategoria osób, których Dane Osobowe dotyczą oraz rodzaje Danych Osobowych:

Kategoria osób, których Dane Osobowe dotyczą	Rodzaj Danych Osobowych
Nadawcy, odbiorcy oraz płatnicy przesyłek kurierskich, paczko matowych oraz pozostałych przesyłek nadawanych przez Klientów w ramach usług pocztowych lub przewozowych świadczonych na ich rzecz przez Ambro.	imię i nazwisko nadawcy / odbiorcy / płatnika adres nadania oraz doręczenia przesyłki numer telefonu kontaktowy do nadawcy / odbiorcy / płatnika(opcjonalnie – jeśli został podany) adres e-mail nadawcy / odbiorcy / płatnika (opcjonalnie – jeśli został podany) numer rachunku bankowego nadawcy (opcjonalnie – jeśli został podany w przypadku konieczności zwrotu pobranej gotówki)

2. Ambro jest uprawniony do wykonywania na w/w Danych Osobowych zautomatyzowanych lub niezautomatyzowanych operacji Przetwarzania niezbędnych dla realizacji usług objętych Umową, które mogą obejmować m.in.: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, aktualizację, przechowywanie, archiwizowanie, modyfikowanie, pobieranie, kopiowanie, przeglądanie, udostępnianie, usuwanie lub niszczenie.

Zgoda

Brak zgody